¿QUENES SON AGENTES RETENEDORES?

R/ Los agentes retenedores son empresas fiscales, semifiscales o organismo fiscales, municipalidades, personas jurídicas en general, sean o no contribuyentes de la Ley de la Renta y tengan que llevar contabilidad o no, personas naturales o jurídicas que ganen Rentas de la primera categoría , siempre que obtengan Ingresos que se clasifiquen en esta categoría, por disposición legal están obligados a retener los Impuestos que afectan a los contribuyentes con los cuales realizan transacciones.

¿CUALES SON LAS OBLIGACIONES DE LOS AGENTES RETENEDORES?

R/ Es obligación del agente retenedor practicar la retención siempre que haya lugar a ello. Para esto se debe tener en cuenta tanto el sujeto de retención, como el concepto a retener.

Respecto a los sujetos de retención, hay que tener en cuenta que algunas empresas no están sujetas a retención en la fuente por renta, como es el caso de las empresas pertenecientes al Régimen especial, a las entidades no contribuyentes, al estado y sus diferentes unidades administrativas, y cuando la operación sujeta a retención no supere los topes establecidos por la ley (4 UVT en servicios y 27 UVT en compras).
Si un agente de retención, estando obligado a practicar la retención y no lo hiciere, deberá responder ante el estado por el valor dejado de retener. En este caso, el agente de retención puede solicitar al sujeto de retención el reembolso del valor no retenido.

Igualmente de la interpretación del artículo 177 en concordancia con el 632, numeral 3 del E. T, se puede concluir, que si el agente de retención no cumple con su obligación de retener, no se le aceptaran como costo o deducción los valores sobre los cuales no practicó la retención, o habiéndola practicado no las hubiere consignado.

Así como el agente retenedor por equivocación puede no retener un valor debiendo hacerlo (Y debe responder por ese hecho), puede también suceder que por error practique indebidamente una retención, caso en el cual puede ser objeto de una reclamación por parte del afectado. (Vea Retenciones en la fuente practicadas en exceso.

Declarar

Todo agente de retención esta en la obligación de presentar su respectiva declaración mensualmente. Esta declaración debe presentarse así en el respectivo periodo no se hayan practicado retenciones. Con la ley 1111 de 2006, solo las Juntas de acción comunal, están exoneradas de presentar la declaración de retención en ceros (0.00), es decir, si en el respectivo mes no practicaron retención alguna.
Las declaraciones se deben presentar con todas las formalidades exigidas por la norma, de lo contrario se pueden considerar cono no presentadas y eso significa presentarlas nuevamente y en tal caso se debe calcular y pagar la respectiva sanción por extemporaneidad.

El artículo 580 del E.T establece cuando una declaración se tiene como no presentada:
No se entenderá cumplido el deber de presentar la declaración tributaria, en los siguientes casos:

a. Cuando la declaración no se presente en los lugares señalados para tal efecto.
b. Cuando no se suministre la identificación del declarante, o se haga en forma equivocada.
c. Cuando no contenga los factores necesarios para identificar las bases gravables.
d. Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir el deber formal de declarar, o cuando se omita la firma del contador público o revisor fiscal existiendo la obligación legal.
e. Cuando la declaración de retención en la fuente se presente sin pago”

Consignar las retenciones
El agente retenedor esta en la obligación de consignar oportunamente los valores retenidos. Si no lo hace, la declaración se considera como no presentada. La ley 1111 de 2006, permite al agente retenedor presentar la declaración sin pago, solo, y solo si dispone de un saldo a favor que pueda ser objeto compensación, y que ese saldo a favor se haya originado antes de la presentación de la declaración de retención sin pago. Además, el contribuyente debe solicitar la compensación dentro de los seis meses siguientes, de lo contrario la declaración de retención se considerara como no presentada.

Adicionalmente, la ley 599 de 2000, en su artículo 402, contempla prisión de 3 a 6 años para los agentes de retención (o sus representantes legales), si dentro de los dos meses siguientes a las fechas establecidas para su declaración y pago, no se consignan las retenciones practicadas. Contempla también una multa equivalente al doble de los valores no consignados sin que esta supere los 50.000 Salarios mínimos mensuales vigentes.

Expedir certificados
Los agentes de retención están obligados a expedir los respectivos certificados de retención, a los sujetos pasivos a quienes se les haya retenido.
Los certificados deben contener los siguientes aspectos o requisitos:
Articulo 379. Contenido del certificado de ingresos y retenciones. El Certificado de Ingresos y Retenciones contendrá los siguientes datos:
a. El formulario debidamente diligenciado.
b. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
c. Apellidos y nombres del asalariado.
d. Cédula o NIT del asalariado.
e. Apellidos y nombre o razón social del agente retenedor.
f. Cédula o NIT del agente retenedor.
g. Dirección del agente retenedor.
h. Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado, concepto de los mismos y monto de las retenciones practicadas.
i. Firma del pagador o agente retenedor, quien certificará que los datos consignados son verdaderos, que no existe ningún otro pago o compensación a favor del trabajador por el período a que se refiere el certificado y que los pagos y retenciones enunciados se han realizado de conformidad con las normas pertinentes.

Articulo 381. Certificados por otros conceptos. Cuando se trate de conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, los agentes retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones que contendrá:

a. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
c.Dirección del agente retenedor.
d. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.
e. Monto total y concepto del pago sujeto a retención.
f. Concepto y cuantía de la retención efectuada.
g. La firma del pagador o agente retenedor.
A solicitud de la persona o entidad beneficiaria del pago, el retenedor expedirá un certificado por cada retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado anual.

El artículo 667 del E.T contempla sanciones para quien se niegue a expedir los certificados:

“Los retenedores que, dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional, no cumplan con la obligación de expedir los certificados de retención en la fuente, incluido el certificado de ingresos y retenciones, incurrirán en una multa hasta del cinco por ciento (5%) del valor de los pagos o abonos correspondientes a los certificados no expedidos.

La misma sanción será aplicable a las entidades que no expidan el certificado de la parte no gravable de los rendimientos financieros pagados a los ahorradores.
Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución independiente, previamente, se dará traslado de cargos a la persona o entidad sancionada, quien tendrá un término de un (1) mes para responder.

La sanción a que se refiere este artículo, se reducirá al diez por ciento (10%) de la suma inicialmente propuesta, si la omisión es subsanada antes de que se notifique la resolución de sanción; o al veinte por ciento (20%) de tal suma, si la omisión es subsanada dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se notifique la sanción. Para tal efecto, en uno y otro caso, se deberá presentar, ante la oficina que está conociendo de la investigación, un memorial de aceptación de la sanción reducida, en el cual se acredite que la omisión fue subsanada, así como el pago o acuerdo de pago de la misma”.

Conservar soportes
Los agentes de retención deben conservar los respectivos soportes donde conste que se han practicado las retenciones, que se han declarado y consignado.
No debemos olvidar, que si en un momento dado no se puede probar que se cumplió con la obligación de retener, y según los artículos 177 y 632, numeral 3 del E. T, no se reconocerán los costos y deducciones sobre las cuales no se haya practicado la retención estando obligado a hacerlo.

¿CUANDO NO SE EFECTUA RETENCION EN LA FUENTE?

R/ La Retención en la fuente es una figura o mecanismo que busca recaudar anticipadamente un impuesto. Mediante este sistema se asegura el recaudo de un impuesto al momento de ocurrir el hecho generador. Pero existen algunos casos en que la retención en la fuente no se debe practicar.

La retención en la fuente debe practicarla el comprador, es decir, quien hace el pago (Agentes de retención) y en los siguientes casos no se debe efectuar:
Cuando el valor de la compra o el servicio no supere la base mínima para aplicar retención (27 UVT en compras y 3 en servicios).

Cuando el sujeto pasivo (quien vende el producto o presta el servicio) es une empresa perteneciente al Régimen especial en el Impuesto a la renta (Cooperativas, ONGs, fundaciones, etc.).
Cuando el pago se hace un persona o empresa que no es contribuyente en el impuesto a la renta.

Cuando en algunos casos por expresa disposición legal no se debe practicar retención en la fuente.

No se debe practicar retención en la fuente sobre rentas consideradas exentas.
No se debe practicar retención en la fuente sobre los Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.
Tampoco se practica retención en la fuente sobre las transacciones que se realicen en la bolsa de energía.

No se practica retención en la fuente a la Nación, los Departamentos y sus asociaciones, los Distritos, los Territorios Indígenas, los Municipios y las demás entidades territoriales, las Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, las Áreas Metropolitanas, las Asociaciones de Municipios, las Superintendencias, las Unidades Administrativas Especiales, las Asociaciones de Departamentos y las Federaciones de Municipios, los Resguardos y Cabildos Indígenas, los establecimientos públicos y los demás establecimientos oficiales descentralizados, siempre y cuando no se señalen en la ley como contribuyentes.

No se debe practicar retención en la fuente cando el vendedor del bien o prestador del servicio es un autorretenedor, puesto que éste es el responsable de la retención y es el mismo quien debe practicar la respectiva retención.

No están sometidos a retención en la fuente los pagos por concepto de recompensas, puesto que en opinión del Consejo de estado en sentencia de marzo 31 de 2000 expediente 9864, practicar retención en la fuente por las recompensas significa revelar la identidad del beneficiario de la recompensa, lo cual riñe con la protección de la identidad que la ley ofrece a quienes actúan como informantes.

En el caso de las entidades del régimen especial, de los no contribuyentes y de quienes se encuentran exentos del impuesto de renta, para que no se les efectúe retención en la fuente, deben demostrar o acreditar ante el agente de retención su calidad de exentos o no contribuyentes, de lo contrario el agente de retención debe aplicar la respectiva retención en la fuente.